سه شنبه, ۲۹ بهمن ۱۳۹۸ ۱۴:۲۳ ۱۱۰
طبقه بندی: طرح ها و پروژه ها
چچ
طرح تصویر جامع فرآیندهای موجود

طرح تصویر جامع فرآیندهای موجود

در این طرح برای نخستین بار وضعیت فرآیندها و کارکردهای جاری در شهرداری مشهد به طور جامع و دقیق احصا، مستندسازی و آسیب شناسی شده‌است

معرفی طرح

شهرداری ها، به عنوان پیش قراول ارائه خدمات به شهروندان، می بایست به شاخص افزایش سطح بهینگی و رضایت شهروندان توجهی ویژه داشته باشند. کلید اصلی جلب رضایت حداکثری شهروندان و تحقق اهداف عالیه شهرداری، ارائه خدمات با کیفیت، با کاهش زمان، پیچیدگی های فاقد ارزش افزوده، هزینه و در نهایت، ارتقاء بهره وری است. به رغم تلاش های مستمر و مؤثر در خصوص ارتقاء بهره وری، در حال حاضر، بسیاری از شهروندان، از نحوه و روش، زمان، هزینه و کیفیت خدمات و محصولات شهرداری، رضایت نداشته و علت اصلی آن را می توان در عدم تمرکز بر بهبود و تحول اساسی و یکپارچه فرآیندها دانست. در طرح های مختلف بهبود و تحول فرآیندها، عمدتاً رویکردهای غیر یکپارچه و غیر منسجم، حاکم بوده و بررسی، احصاء و تدقیق موضوعات، با رویکرد هماهنگ، مستمر و یکپارچه، مورد غفلت قرار گرفته است. با بررسی نتایج طرح های مهندسی مجدد، بهبود و بازنگری فرآیندها در ادوار مختلف شهرداری مشهد؛ علی الخصوص طرح یکپارچه سازی فرم های فرآیندی مناطق؛ در مراحل مصاحبه، برداشت میدانی، کارگاه های تخصصی و خبرگی، نظرات مدیران، بررسی مستندات و رویه ها و همچنین نظرات نخبگان و خبرگان، این مسئله بیشتر و با تأکیدات مستدل و مستند، نمایان گشت؛ که در طرح های پیشین، احصاء دقیق و طراحی فرآیندها، فاصله بسیاری میان موضوعات تدوین شده و نیازها و واقعیت های موجود؛ علی الخصوص حوزه های اجرایی، هویدا است. از سوی دیگر، امکان ارائه تمامی فرآیندهای شهرداری، در سطوح مختلف؛ با ساختارهای داده در هر یک از لایه های استراتژیک، مدیریتی، میانی و عملیاتی، وجود نداشته؛ و همچنین، جریان داده، تعاملات فرآیندی، ورودی و خروجی ها، اولویت ها و... در قالب نقشه های فرآیندی و شناسههای کاربردی و مجمل، وجود ندارد. بنابراین، ضروری است، در جهت احصاء دقیق، بهبود و طراحی نقشه های فرآیندهای شهرداری مشهد، با بهره گیری از روش های علمی و تجربی متناسب، ضمن برداشت های دقیق و احصاء واقعیت ها و نیازهای کامل ستاد، مناطق و سازمان ها اقدام نمود، تا زمینه اجرای صحیح نظام مدیریت فرآیندها و تحول سازمانی فراهم گردد.

برای آغاز تغییر و تحول اساسی در فرآیندهای شهرداری؛ برای نخستین بار در کشور با بهره گیری از الگوی علمی طبقه بندی فرآیندها موسوم به PCF که توسط مرکز APQC با بررسی، مطالعه و پیاده سازی بیش از 10 هزار سازمان و صنعت در دنیا طراحی شده، اقدام به اجرای طرح "تصویر جامع فرآیندی شهرداری مشهد" نموده است که به جای رویکرد وظیفه ای و موضوعی پراکنده، فرآیندها را بر اساس رویکرد سیستمی؛ در طبقه بندی منسجم و یکپارچه کنار هم آورده و تمامی اجزای فرآیندی در آن، در ارتباط و تعامل حداکثری با یکدیگر قرار دارند.

اهداف

دستیابی دقیق به واقعیت ها، چالش ها و نیازهای موجود در فرآیندها با بهره گیری از مشارکت سرمایه های انسانی
شفاف سازی فرآیندها و تفکیک نقش برنامه ریزی، اجرا و نظارت
دستیابی به مرجع فرآیندی به عنوان زیر ساخت بهبود
فراهم سازی زمینه طراحی و استقرار سامانه های نرم افزاری یکپارچه، در انطباق کامل با فرآیندها
تحقق بستر نظارت بر اجرا؛ مبتنی بر فرآیندهای واقعی، چابک و بهینه
حاکمیت رویکرد سیستمی و کاهش اجرای سلیقه ای فرآیندها و رویه های ذهنی و بدون مبنا

شرح روش

این طرح بر اساس متدولوژی مهندسی پتروزو و استپر به روش ذیل انجام شده است:

تجزیه و تحلیل فرآیندها، مستندسازی، الگوبرداری و تشخیص نیازها

مصاحبه با حوزه های ستادی، مناطق و سازمان ها، جهت احصاء دقیق وضع موجود و صحه سنجی گزارش های دریافتی
تدوین گزارش نهایی احصاء فرآیندهای وضع موجود

تفکر مجدد در خصوص فرآیندها

طبقه بندی فرآیندها، با بهره گیری از الگوهای علمی و تجربی بهینه و بهنگام همچون PCF،
بهبود فر آیندهای طبقه بندی شده؛ با لحاظ نیازهای احصا شده در وضع موجود و سیساست ها و رویکردها
دریافت نظرات حوزه های ستادی، مناطق و سازمان های وابسته در خصوص فرآیندهای بهبود یافته
تدیون گزارش های نهایی فرآیندهای بهبود یافته شهرداری
شناسایی توالی و تواتر جریان فرآیندها و ارتباطات میان آن ها
احصاء و تعاملات و ارتباطات فرآیندی شهرداری مشهد با تاکید بر ارتباطات بین حوزه ای

ابزار سازی و اجرای فرآیندهای جدید

تهیه و تدوین نقشه های فرآیندی جامع فرآیندهای بهبود یافته شهرداری
ترویج و هماهنگی اجرای فرآیندها

نتایج و دست آوردها

در اجرای این طرح، بالغ بر 550 کارشناس، روسای ادارات و مدیران در 41 مجموعه در سطوح ستاد، مناطق، سازمانها و شرکت ها ی شهرداری مشهد، در جلسات کارگروه های تحلیلی و مصاحبه های تخصصی شرکت نموده اند و بیش از 4500 ساعت فعالیت بر تحلیل و بهبود فرآیندها توسط سرمایه های انسانی شهرداری و مشاوران خبره؛ باعث شد 2487 کارکرد در سطوح مختلف شهرداری شناسایی شده و مورد بررسی و تحلیل قرار بگیرد.

در ادامه این طرح فرآیندهای شهرداری بر اساس این مدل علمی، طبقه بندی و بهبود پیدا خواهد کرد تا تمامی عارضه های فرآیندی، در آن نظیر فرآیندهای موازی و متداخل، غیریکپارچه و ناهماهنگ و غیرضروری رفع و فرآیندهای منسجم و بهینه احصاء گردد. این طرح، با اجرای دقیق فرآیندهای بهبودیافته، پایش و مراقبت مستمر؛ و الکترونیکی سازی فرآیندها در قالب سامانه های یکپارچه، هوشمند و کاربرپسند؛ این طرح ادامه می یابد.