• مستندسازی

      مستندسازی چیست؟

      مستندسازی به تهیه مجموعه اسناد و مدارکی اطلاق می‌شود که مراحل مطالعاتی و اجرایی یک فعالیت را با ارائه ارزیابی‌ها و تحلیل های واقعی نشان می‌دهد.
       
      مستندسازی باید نشان‌دهنده انجام یک فعالیت براساس برنامه‌ریزی دقیق، منظم و از پیش تعیین شده باشد. نکته قابل توجه در تمامی مستندسازی‌ها، حفظ‌ و نگهداری اطلاعات و همچنین مکتوب نمودن بخشی از دانسته‌های انسانی است.
      مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، جمع‌آوری و ارائه اطلاعاتی می باشد که دارای ارزش تاریخی برای سازمان است. امروزه از مستند سازی به عنوان کلید مدیریت دانش و راهکاری برای در اختیار قراردادن سوابق سازمانی به ذینفعان یاد می شود.


      مستندسازی موفق چه خصوصیات دارد؟

      1-بایداستاندارهای موجود در مراحل شناسایی، جمع‌آوری اطلاعات، جمع‌بندی و تحلیل آن‌ها به درستی انجام شود.
      2-باید به گونه‌ای تهیه شود تا حتی افرادی که ارتباط قبلی با موضوع نداشته‌اند، بتوانند تمامی مراحل اجرا از ابتدا تا انتها، استاندارها و قوانین موجود و همچنین نتایج و دستاوردها را به راحتی دریابند.
      3-باید سوالات چنان هوشمندانه طرح شوند که نقاط مبهم و مجهولات را روشن و منجر به شفافیت وقایع گذشته شوند.
      4-باید تمامی شکست ها و موفقیت ها و اثرات مثبت و یا منفی با ذکر تحلیل های آن ارائه شود.

       


      چه فعالیتهایی باید مستند سازی شوند؟

      همه فعالیت ها ارزش مستند سازی ندارند، فعالیتهایی باید برای مستندسازی انتخاب ‌شوند که دارای 5 شاخص ذیل باشند:
      الف) دارای هدف و یا اهدافی ویژه در اسناد راهبردی و برنامه ایی سازمان باشند.
      ب) دستاوردهای آنها اعم از مثبت و منفی بنابر پیش بینی مشخص شده باشند.
      ج) قابلیت استفاده مجدد در آینده برای سازمان خود و یا امکان الگو برداری برای سازمان های دیگر را داشته باشند.
      د) در فرآیند جاری سازمان مستتر و پنهان مانده اندولی دارای نتایج مادی و معنوی قابل توجه (چه مثبت و چه منفی)برای سازمان می باشند.
      ه)مراجعی و سازمانهایی که آن را بتصویب رسانده،اجرا کرده و نظارت نموده اند، مشخص باشند.

      تعداد بازدید :8518
      نام:
      پست الکترونیک:
      شرح نظر:
      کد امنیتی:
       
  • کلیه حقوق این سایت متعلق به شهرداری مشهد می باشد.
    تامین و به روزرسانی محتوای این سایت توسط سازمان مدیریت حمل و نقل بار درون شهری انجام میگردد.
    طراحی و پشتیبانی فنی: سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد
    درباره ما