• مستندسازی تجربیات

      چرا مستندسازی در سازمان‌ها اهمیت دارد؟

      با در نظر گرفتن این موضوع که مستندسازی و انتقال تجربیات گذشتگان یکی از عومل موثر در یادگیری سازمانی است، لذا این مهم رامی‌توان از تجربیات و دانش افرادی که تجربه انجام کار را داشته‌اند به دست آورد.
       
      چرا انتقال تجارب در سازمان مهم است؟
      دانش و منابع یادگیری همیشه به عنوان عوامل اصلی ادامه حیات سازمان‌ها به حساب می‌آیند. منظور ما یادگیری‌هایی هستند که مبتنی بر تجربه می‌باشند. حال اگر یادگیری‌ها و تجربیات را به عنوان تغذیه‌ای برای سازمان در نظر بگیریم، می‌توانند تمامی شاخصه‌های موفقیت یک سازمان را تحت تأثیر قرار داده و آن‌ها را تقویت نماید.
      به این دلایل می‌توان گفت مستندسازی روش‌های کاری، دانش و آموخته‌های مدیران، روشی مطمئن برای انتقال تجربیات به مدیران آینده است. از این رو امروزه به عنوان اساسی‌ترین اقدام مؤسسات و سازمان‌های پیش‌رو قرار دارد.در حقیقت مستندسازی دانش و تجربه دیگران، راهنمای سیر مدیران آینده است تا متوجه شوند چه اقداماتی در گذشته صورت گرفته و در پی آن چه عوایدی را برای سازمان به همراه داشته است.
       
      دلایل مهم دیگری هم برای مستندسازی در سازمان مطرح است همچون:

      مطمئناً مستندسازی برای کسب تجارب گاه چندین ساله مدیران به راحتی صورت نمی‌گیرد، برای نیل به این هدف
      باید امتیازات و مزایای این کار برای آنان شفاف‌سازی نمود. موارد ذیل از جمله مهم‌ترین مزایای آن‌هاست.
      1- تجارب گذشته به عنوان یک دارایی فکری در سازمان قلمداد می‌شود که با مستندسازی روز به روز افزایش می‌یابد همچنین باعث ثبت ‌و اشاعه فرهنگ و تجربیات سازمان به نسل بعدی مدیران می‌شود.
      2- با ارزیابی فعالیت‌های گذشته، امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان و ابزاری برای الگوبرداری از تجربیات و طرح موضوعات و مسائل آینده ممکن می‌شود.
      3- بهره‌وری از زمان به دلیل حذف روش‌های آزمون‌ و خطا برای کسب اهداف پیش‌بینی شده و تسهیل گردش اطلاعات و تجربه‌ها به دلیل مستند شدن آن‌ها
      4- ارتقاء دانش و توانایی مدیران آینده باعث ارتقای سطح مدیریت می‌شود که در نتیجه‌ آن تأثیری مستقیم در توسعه سازمان خواهد داشت.
       

           

      محدودیت های مستند سازی تجربیات چیست؟

      انجام فرآیند مستندسازی همیشه با محدودیت‌ها و موانعی همراه است. بعضی از مدیران به دلیل اطمینان نداشتن و همچنین تغییرات محیطی که بر فعالیت سازمان تأثیرات جدی می‌گذارد، تصور می‌کنند تکرار شرایط فعلی در آینده دور از انتظار است.
       
      البته عوامل ریز و درشت دیگری نیز در این موضوع دخیل هستند که نبود شناخت کافی از ماهیت و رو‌ش‌های مستندسازی مهمترین عامل در بروز موانعی برای مستندسازی است که از موارد ذیل نشأت می‌گیرد:
       
      الف: ثبت و ضبط صرف وقایع

      ب: عدم توزیع و انتشار تجارب

      ج:
       عدم تببین کاربرد آن تجارب در برنامه‌های سازمانی

      د: عدم اولویت سنجی در مستندسازی وقایع( به این معنا که همه رویدادها ارزش مستندسازی و ذخیره‌سازی ندارند)
      ه:عدم مستند سازی مستمر تجربیات
       
       

      و در نهایت اینکه برای بهره‌وری و استدلالی صحیح از مستندسازی باید توجه داشت که :

      1- رویدادهایی باید مستندسازی شوند که از ابتدا تاکنون در سازمان پنهان بوده‌اند (حال بد یا خوب باشند)
      2- با انجام مستندسازی و استفاده از آن تجربیات، نتایج و عواید قابل توجهی نصیب سازمان شود.

       

      تعداد بازدید :3733
      نام:
      پست الکترونیک:
      شرح نظر:
      کد امنیتی:
       
  • کلیه حقوق این سایت متعلق به شهرداری مشهد می باشد.
    تامین و به روزرسانی محتوای این سایت توسط سازمان مدیریت حمل و نقل بار درون شهری انجام میگردد.
    طراحی و پشتیبانی فنی: سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد
    درباره ما